De Top 5 -Tips van Eline voor leidinggevenden met een ‘wiebelig’ team

‘Ken je het gezegde, ‘zo de wind waait, waait m’n rokje’?’ Eline kijkt me aan en knikt. Ja die kent ze wel. Ze lacht, want ze realiseert zich dat met deze zin haar hele verhaal is samengevat.

Eline is leidinggevende. Maar iedereen in haar team gaat zijn of haar eigen gang, afspraken worden niet of nauwelijks nagekomen en de onderling sfeer kent behoorlijke ups en downs. En daarnaast hebben ze ook op Eline nogal wat op aan te merken. ‘Ze wiebelen,’ zoals Eline het eerder omschreef, en ook: ‘Ik krijg er weinig vat op.’

Naarmate ons gesprek vordert wordt het duidelijk dat Eline zelf niet stevig in haar schoenen staat. Bang als ze is om haar teamleden voor de schenen te schoppen en met als doel om maar vooral de vrede te bewaren, worden gemaakte afspraken continu veranderd. Zo de wind waait…


Als jij wiebelt, wiebelt jouw team met je mee.
Eline vertelt: Beslissingen nemen gaat haar niet zo goed af. ‘Het team’ wil het altijd anders, en Eline vraagt zich altijd af of ze gelijk hebben. Hierop verandert vaak haar strategie. Deadlines worden regelmatig, en om het minste geringste, opgerekt. Afspraken verzet, gewijzigd of niet nagekomen. Aanspreken op gedrag maakt geen indruk meer, want iedereen weet: vandaag is het zo, maar morgen is het anders. En anders overmorgen wel.

Naarmate ons gesprek vordert wordt het Eline pijnlijk duidelijk. Wie weet het nog? Niet gek dat het team zich gedraagt zoals het doet.


Als je team ‘wiebelt’ is het tijd voor actie!
Het ergste wat je kunt doen is uitstellen dit recht te trekken. Uitstel betekent namelijk dat je genoegen neemt met de huidige situatie. Jouw geloofwaardigheid wordt aangetast. De kracht van het (team)systeem zal zijn werk doen en uiteindelijk ‘wiebelt’ iedereen mee. De (lees: jouw) problemen worden er niet kleiner op. Hoog tijd voor actie dus. En wel nu!


Zorg dat je zelf stevig staat.
Ja, het neemt misschien wat tijd maar het is zeker mogelijk om dit tij te keren. En dat begint bij jezelf. In plaats van eerst naar het team te kijken, is het beter om eerst jezelf en je eigen manier van leiding geven onder de loep te nemen.

Naast mijn tips beschreven in het blog ‘Vinden ze me dan nog wel aardig’ heeft Eline een top 5 gemaakt van de tips die voor haar gewerkt hebben. Ik geef ze graag door. Daarbij alvast één extra tip: Eline heeft een schrift waarin ze alles opgeschreven heeft, zodat ze alles na kan lezen en inspiratie opdoen als het even tegenzit.


De Top 5- Tips van Eline:

1. Weet wie je bent, wat je doet en waarom.
Hoe beter je jezelf kent, des te steviger in je schoenen staat. Neem deze kennis als basis voor jouw eigen handelen. Weet dat je je niet anders hoeft voor te doen dan je bent.

2. Neem je plek als (team)leider in.
Neem het voortouw en heb aandacht voor alle teamleden. Met nadruk op ALLE teamleden. Weet wat hen drijft, wat hun bezighoudt. Stimuleer ieder op zijn of haar eigen passende manier om het beste uit zichzelf te halen.

3. Formuleer jullie gezamenlijke bijdrage aan het succes van de hele organisatie
Geef de medewerker houvast. Waar gaan jullie naar toe? Draag dit duidelijk uit en maak je teamleden medeverantwoordelijk voor het succes. Wat Eline daarbij nog zegt, en wat ik volledig ondersteun is: vier de successen die jullie boeken.

4.Wees duidelijk in je communicatie
Hoe verleidelijk het soms ook is om om de hete brij te draaien, wees ook hier betrouwbaar. Zeker als het om een lastige boodschap gaat. Wees recht en duidelijk in je communicatie, maak duidelijke afspraken en kom erop terug. Altijd! Zie je onacceptabel gedrag, reageer direct. Dit doe je in principe één op één. Zie je gewenst gedrag, reageer direct. Geef dan een compliment, zoveel mogelijk en publiek.

5. Walk your talk
Eline zegt het je al in de vierde tip: wees betrouwbaar. Dat wat je zegt klinkt misschien leuk maar dat wat men ziet heeft meer waarde dan welke opmerking van jou dan ook. Jouw woorden hebben pas betekenis als je ze zelf leeft. Dus neem ook hier het voortouw: laat iedereen zien wat jij van een ander verwacht.

Welke tip kun jij hieraan toevoegen?

Vinden ze me dan nog wel aardig

 Susan
In deze blog wil ik je voorstellen aan Susan.  Haar team bestaat uit 7 personen, 4 vrouwen en 3 mannen. Ze heeft het druk, heel druk. Eerlijk geeft ze toe dat ze een beetje overloopt. Komt bijna niet toe aan haar eigenlijke leidinggevende taken en daarom heeft ze mij gevraagd om eens met haar naar haar team te kijken.

Ze vertelt dat ze het gevoel heeft dat ze niet serieus genomen wordt, wat het aansturen bemoeilijkt. Dat is lastig te accepteren want ze doet enorm haar best. Ze weet hoe druk haar teamleden zijn. Daarom helpt ze haar team en neemt werk uit handen waar het kan. Ze loopt zich uit haar sloffen voor ze. En toch lijkt over bijna alles discussies te ontstaan. Het lijkt wel of het team steeds verder inzakt, zoals ze dat noemt. ‘Vermoeiend’, verzucht ze en ze vraagt ze zich hardop af of ze wel geschikt is voor deze functie.

 

De opstelling
Terwijl Susan vertelt kijken we samen naar haar vraag. Letterlijk. Naarmate het verhaal vordert zet ze rekwisieten voor haar situatie neer. Eerst zet Susan de teamleden neer en als die staan plaatst ze zichzelf. Op het moment dat ze zichzelf neerzet ziet ze het eigenlijk al. Door zichzelf midden in het team te plaatsen neemt ze haar eigen positie niet in. Alhoewel Susan in naam wel de leidinggevende is neemt ze de leiding echter niet.

 

Het systeem
Een beetje teleurgesteld is ze toch ook. Moet ze zich buiten het team plaatsen dan? Ze merkt op dat ze toch ook onderdeel is van het team. Als leidinggevende is ze toch niet meer dan de anderen? We zijn toch gelijk aan elkaar?

Hoe kun je deze opmerking plaatsen als je het wat breder trekt Susan? Je bent onderdeel van dit systeem dat bestaat uit een leidinggevende en 7 teamleden.  En ja, iedereen is gelijkgeldig en ook gelijkwaardig maar, en hier kom het: heeft wel zijn eigen plek. En ieder heeft hierin zijn eigen verantwoordelijkheden, taken, en privileges die bij zijn of haar plek horen.

Jij hebt de plek van leidinggevende. Niet de plek van een van de andere 7 leden.  Of als 8e. En als jij je eigenlijke plek niet inneemt dan doet iemand anders dat. Dan krijg je gedoe. In dit geval in de vorm van de discussies over wie wat doet. Dat is een logische gang van zaken.

 

De plek van leidinggevende
Dit klinkt Susan logisch in de oren. Vervolgens haalt zij ‘zichzelf’ uit het team en  zoekt ze uit wat voor haar de beste plek kan zijn. Ze komt uit op een plek naast het team, dat voelt voor haar het best. Op deze plek denkt zij in staat te zijn om èn haar taken als leidinggevende uit te voeren èn toch ook genoeg dichtbij te staat om het gevoel te hebben onderdeel te zijn.

Ze merkt direct een soort rust op. Haar lichaam ontspant terwijl ze de rekwisiet voor zichzelf verzet. Deze plek die ze kiest ervaart ze als fijner, het voelt zekerder.  Ze heeft het idee dat door deze ‘zet’ de rollen, verantwoordelijkheden en taken van haar en het team uit de war gehaald worden. Wat de nodige duidelijkheid geeft.

 

Vinden ze me dan nog wel aardig
Dat is nu wat Susan bezig houdt. Op deze plek voelt het namelijk minder persoonlijk dan dat ze gewend is. Ze wil toch dat het haar teamleden goed gaat. We praten hier even over door en zo vindt ze haar eigen antwoorden. Ze beseft dat
–  ze momenteel alles naar zichzelf toetrekt, persoonlijk maakt
–  het niet nodig is om met iedereen vrienden te zijn
– door haar team constant te ontzien, ze hierdoor tegelijkertijd verantwoordelijkheid ontneemt
– ze competente leden in haar team heeft die het werk prima aankunnen
en niet onbelangrijk:
– beseft ze dat een gewenste verandering in je team bij jou zelf begint.

 

Resultaat
Door de tijd heen zie ik Susan veranderen. Bij ons laatste gesprek loopt ze anders, staat ze veel steviger. Haar stem klinkt zelfs anders en ze straalt rust uit. Susan voelt zich goed en vertelt dat ze door de door de opstelling en bijbehorende gesprekken bijna automatisch de plek ingenomen had die haar toebehoort.

Ze was zich er niet direct van bewust maar iets in haar houding was veranderd wat een andere reactie opriep bij haar team.  Dit merkte ze aan hoe snel het aantal discussies verminderden.

Susan kwam erachter dat het erg prettig is om de taken van het team bij het team te laten en tijd te hebben voor haar eigen agenda.

De grootste eye opener kwam ook als snel: het werk ging gewoon door en de gewenste resultaten werden makkelijk bereikt.

 

Een blij team
Ze leerde dat haar functie los staat van persoonlijke relaties. Ze merkte dat ze gewoon zichzelf kan blijven, leidinggevende kan zijn en als zodanig gerespecteerd wordt.

Van haar teamleden krijgt ze terug dat ze het fijn vinden dat zij haar leidinggevende rol op zich genomen heeft. Het geeft een ieder de ruimte om de eigen taken te vervullen en eigen verantwoordelijkheden op te nemen.

En de mooiste opmerking vind ik toch wel dat nu ze zich veel meer op haar eigen werk concentreert, iedereen zich vele malen meer gesteund voelen dan voorheen.

Susan’s  vertrouwen groeit met de dag.

 

  • Karen van Hout

3 basisregels om te zijn, zoals alleen jij dat kan

Er was eens een boompje.

Een klein boompje tussen grote bomen. Hij gedroeg zich alsof hij groot was. Net zo groot als zijn mede-bomen. Wilde met ze mee doen. Keek ze naar de ogen. Lachte als zij lachten. Boog met de wind mee als zij dat deden. Stond rechtop wanneer zij rechtop stonden. Grote verhalen hing hij aan ze op.

Als kleine boom wat ook groot wilde zijn hief hij zijn takjes hoog, en hield hij zijn blaadjes strak om maar zo groot mogelijk te lijken als hij kon. Zijn aandacht op de anderen gericht.

De grote bomen keken het aan. In het begin was het wel lollig maar naarmate de tijd verstreek keerden zij langzamerhand hun aandacht af van de kleine boom die steeds krampachtiger zijn takjes omhoog hield. Zo graag hij erbij wilde horen, keerden ze zich juist van hem af.

Eenzaam staat het arme boompje tussen de grote bomen. Langzaam zakken zijn takjes enige tijd later naar beneden, de blaadjes bungelen ondervoed  naar beneden.  En dan komt het moment dat het op is. Moe gestreden staat hij er moedeloos bij. Hij snapt er niets van en voelt zich diep ellendig. Waarom hoorde hij er niet bij? Hij had toch zo z’n best gedaan ?

Na enig denkwerk besluit hij de stoute schoenen aan te trekken en het aan de vriendelijkste boom te vragen wat hij nu moet.

De vriendelijkste boom luistert hem aan.
Denkt even na en zegt: ‘Mijn jongen, zo een grote boom niet kan doen alsof hij klein is, kan een kleine boom niet doen alsof hij een grote boom is.

Het is zoals het is: Een kleine boom tussen grote bomen hoort zich te gedragen als een kleine boom tussen grote bomen.

Je anders voordoen dan je bent is als zwemmen tegen de stroming in en kost je alleen maar energie. Energie die je had kunnen gebruiken voor zorg voor jezelf. Voor het voeden van jouw wortels, jouw stam, takken en je blaadjes. Energie die je had kunnen gebruiken om te zijn wie je bent en te worden wat je hoort te worden.

We hebben hier in het bos een aantal regels:
1. Elke boom heeft zijn eigen unieke plek. Jij dus ook. Neem die in. Dat is je recht. Alleen vanaf die plek kun jij doen wat jij moet doen. Jouw eigen bijdrage leveren. Op andermans plek staan geeft alleen maar onnodige ballast zoals je ervaren hebt. Laat dat wat van een ander is bij de ander en draag alleen datgene wat bij jou hoort.

2. Wij waren hier al voordat jij dat was. Jij kwam later bij ons staan. Dat is de orde die heerst. Als nieuw boompje is het onmogelijk voor op de ouderen te lopen. Dat jij later kwam wil overigens niet zeggen dat je minder bent. Je bent net zoveel van waarde als wij. Je bent goed en waardevol zoals je bent. Juist door dat wat je bent. Onthoud dat goed!

3. En dan is er nog een derde regel: Het geven en nemen hoort in balans te zijn. Wij, grotere bomen, wisselen gelijkwaardig uit. Jij als klein boompje mag nemen van ons, grotere. We weten dat jij ons niet volledig terug kunt geven wat wij jou wel kunnen geven. Dat is niet erg, zo hoort het. Zorg op jouw beurt voor de boompjes die na jou komen, of anderen die dat nodig hebben. Dat is voldoende. Zo wordt de balans hersteld.’

Het boompje hoort het aan.
Een gevoel van opluchting stroomt door hem heen. Wat een eye- opener! Hij hoeft niet te zijn zoals de anderen! Hij mag zijn wie hij is. Het geeft niet dat hij nog niet zo’n dikke stam heeft. Nog niet zo lang is met een enorme groene kruin. Dat zou zelfs raar zijn, beseft hij nu. Hij is zoals hij is, en zo is het goed.


Epiloog:
Het boompje heeft de raad van de vriendelijkste boom opgevolgd.
Hij heeft zijn plek ingenomen en is goed voor zichzelf gaan zorgen. De energie die hij eerder in zijn omgeving stopte, stopt hij nu in zichzelf. En dat is te zien! Zijn stam is al wat dikker, de wortels wat dieper en de blaadjes glanzen in de zon. Tot zijn grote verrassing versieren bloemknoppen veelbelovend zijn kruin. Trots staat hij tussen zijn grotere vrienden.

Nòg kleinere boompjes kijken bewonderend naar hem op. Zij gedragen zich zoals hij zich gedraagt. Lachen als hij lacht. Buigen mee als hij buigt. Kijken hem naar de ogen. Willen net zo zijn als hij.

Met de les nog vers in zijn geheugen ziet hij het aan, schudt vriendelijk zijn volle kruin en zegt: ‘Geloof me! Je anders voordoen dan je bent is als zwemmen tegen de stroming in en kost je alleen maar energie. Energie die je beter kunt gebruiken voor zorg voor jezelf. Voor het voeden van jouw wortels, jouw stam, takken en je blaadjes. Energie die je beter kunt gebruiken om te zijn wie je bent. Waardoor je groeit zoals alleen jij kunt groeien. Zodat je kunt doen wat alleen jij kan doen. Je bent goed zoals je bent, en zo is het.’

– Karen van Hout

 

Iedereen hoort erbij

Het onderste boven…


De bovenstroom

Erik slaakt een zucht van verlichting. Gelukkig heeft hij voor zijn team een nieuwe medewerker gevonden. De teamleden zullen er blij mee zijn. Na het vertrek van hun collega is die plek nooit behoorlijk ingevuld. Collega’s zijn gekomen maar ook weer snel gegaan maar nu was er een sollicitant die precies goed was. De juiste opleiding, ervaring, de juiste competenties. En, heel fijn, de juiste persoonlijkheid. Deze dame is een ‘blijvertje’. Hij weet het zeker.

Met enthousiasme wordt de dame door de teamleden begroet. Ook de dame in kwestie is erg blij met de situatie en beantwoordt dit met precies dat wat men van haar verwacht. Na enige tijd echter is het als een bloem die verwelkt. Erik ziet het gebeuren, snapt het niet maar weet wat er komen gaat: ook deze dame zal vertrekken.

Intussen komt hij toevallig met systemisch werk in aanraking. Hij raakt geïnteresseerd in de verschillende mogelijkheden die er zijn om de dynamiek in zijn team te onderzoeken en besluit om eens een opstelling te doen.

 

De onderstroom

Tijdens de opstelling ( die deze keer met figuren is gedaan) wordt het team opgesteld. Daarin wordt duidelijk wat er schort. Zo er in het dagelijkse leven ogenschijnlijk niets aan de hand is leeft er wel degelijk iets in het bestaande team. Het team toont zich verzwakt. Enkelen leden staan op het punt te vertrekken. Er is onzekerheid, verdriet, boosheid en verwarring te bemerken. Erik is verbaasd. Dit wist hij niet.

Bij navraag komt naar boven dat het team in zijn huidige vorm al een behoorlijke tijd bestaat. Enige tijd geleden, Erik weet het nog, heeft hij een lid na enorme ruzie ontslagen. Deze medewerker is plots en zonder afscheid vertrokken. Er is daarna nooit meer over gesproken of naar omgekeken.

De medewerker is letterlijk van het ene op het andere moment buitengesloten. Er is geen afscheid geweest. Erkenning voor wat hij of zij voor het bedrijf gedaan heeft is niet gegeven. Sterker nog, de man wordt doodgezwegen. “Doe je niet wat ik zeg? Dan besta je niet meer” lijkt hier als boodschap doorheen te schemeren.

 

Kracht van het systeem

Het buitensluiten gaat in tegen een van de systemische basiswetten: iedereen hoort er bij. Neemt iemand afscheid dan doe je dat op gepaste wijze maar sluit je iemand buiten, zoals hier beschreven, dan verzwakt hiermee het (team)-systeem. De onuitgesproken boodschap klinkt onhoorbaar maar niet minder voelbaar door het team. De persoon die de plek inneemt van de ontslagen man voelt deze ook haarfijn aan, zal uiteindelijk meegaan in de dynamiek en ook vertrekken. 

In eerste instantie wil Erik hier niet aan: “Wat een gedoe! Het is zoals het is. We hadden ruzie, hij is vertrokken, punt. Dat zegt toch niets over de rest van het team.” 

Nog een beetje aanmoediging dan:
Inderdaad, het is zoals het is. Daar verander je niets aan.
De man is vertrokken. Op zich is dat prima. De manier waarop echter, heeft zoals je ziet ‘schade’ aangebracht. Punt.

Erik zucht. Bedenkt dat er misschien toch wel een kern van waarheid in zou kunnen zitten. Echt netjes was het inderdaad niet. Maar wat nu?

Het goede nieuws is dat een verstoorde dynamiek wel te ‘herstellen’ is! Voor de leesbaarheid van deze blog geef ik een hint: Wat zou er gebeuren als je “dat wat buitengesloten is” weer toelaat?

 

Iedereen hoort erbij

Erik kijkt me argwanend aan; “Zeg je dit echt? Kan het zo simpel zijn?” Na enige tijd besluit hij het dan toch te proberen. Kwaad kan het niet. En hij zet de figuur voor de ontslagen persoon, aarzelend maar toch, in de bestaande opstelling van het team.

Erik merkt direct een verandering op. De opstelling zoals hij staat klopt niet meer en Erik past de figuren aan totdat het weer ‘klopt’.  Als we kijken lijkt het team sterker te zijn geworden en weer een geheel. Rustiger. Erik vraagt benauwd, ”Moet ik die man nou weer aannemen, nee toch?”

Naast het feit dat niets ‘moet’: Nee, dat hoeft niet. Wat je wel zou kunnen doen is (achteraf) op een gepaste manier afscheid nemen. Is dat iets? 

 

Gepast afscheid

Hier heeft Erik wel oren naar. Hij beseft steeds meer dat in dit verhaal toch echt ‘iets’ niet helemaal goed is gegaan en neemt de verantwoordelijkheid voor zijn deel hierin. Hij besluit zijn inzichten openlijk te delen met het team maar voordat hij dat doet belt hij met de ex-medewerker. Om toch nog een keer koffie te drinken, zijn oprechte excuses aan te bieden voor zijn aandeel in het verhaal en te bedanken voor zijn jarenlange inzet voor het bedrijf.
(Naam en situatie zijn fictief)

 

Systemisch gezien: Op je plek (2)

Martin is blij, heel blij.

Na jaren hard gewerkt te hebben heeft hij promotie gemaakt en eindelijk kan hij die gedroomde functie invullen. Het heugelijk feit wordt goed gevierd. Ook thuis. De promotie betekent meer verantwoordelijkheden met bijbehorende salaris.

Jeanette, vroeger zijn directe collega, heeft door deze verschuiving in het team ook promotie kunnen maken.  Zij neemt Martins oude plek in. Allebei blij en dus goed geregeld zou je zeggen.

 

Alhoewel?

Maanden later is de sfeer om te snijden. Tussen Martin en Jeanette botert het niet meer en hangt “dikke lucht”. De twee teamleden zijn kemphanen geworden en vliegen elkaar regelmatig in de haren.

 

Wat nu?

Uit gesprekken komt naar voren dat Martin vindt dat Jeanette eigenwijs is en niet luistert. Jeanette op haar beurt vindt Martin vooral een bemoeial en hooghartig sinds hij zijn nieuwe functie invult. Na zo’n gesprek worden goede afspraken gemaakt maar na enige tijd steekt het toch de kop weer op. Het gaat echt niet tussen die twee.

Met allebei wordt een opstelling gedaan. Het is al snel duidelijk ‘hoe het nu is’:
In de opstelling staat de representant van Martin tegen Jeanette aan en kijkt over haar schouder mee. Hij is gefixeerd op wat zij doet met zijn oude functie.  Jeanette daarentegen staat geërgerd met de rug naar Martin toe. Niet van plan om ook maar iets van openheid te geven en haar werk uitsluitend op haar eigen manier te doen.

 

Kort gezegd:

Doordat Martin “bovenop” haar zit krijgt Jeanette geen lucht.
Doordat Jeanette met de rug naar Martin staat voelt hij zich niet gezien.

 

Hier zit een oplossing in. Dat zien ze allebei.

De opstelling vormt zich als volgt:
Meer afstand tussen de twee representanten voelt al een stuk beter. Martin voelt zich minder geërgerd en kan zich beter concentreren op zijn nieuwe functie. Jeanette krijgt weer lucht en kan weer om zich heen kijken. Dit geeft beiden wat rust.

Als de representant van Jeanette zich omdraait ziet ze Martin weer. Ook ziet ze opeens weer wat hoe hij lange tijd met toewijding zijn oude functie heeft ingevuld. Dat zij het anders wil, wil niet zeggen dat Martin zijn manier verkeerd was. Opeens beseft ze dat ze op een eilandje heeft gezeten en door haar manier van doen Martin en zijn werk tekort heeft gedaan. De lucht klaart al wat op.

Dit geeft Martin een gevoel van opluchting en de erkenning doet hem duidelijk goed. Hij voelt zich nu gezien. Martin beseft op zijn beurt dat hij zijn oude functie nooit los heeft kunnen laten. Hij beseft ook dat die nu in Jeanette’s vakkundige handen ligt. Dat het zijn verantwoordelijkheid niet meer is en dat hij zijn eigen nieuwe plek volledig in mag en kan nemen.

Deze inzichten doen de lucht voelbaar opklaren. Er is wederzijds begrip en respect ontstaan. Samen overleggen ze hoe ze deze inzichten in het dagelijkse leven tot uitvoering kunnen brengen. Een plan en afspraken worden gemaakt en er wordt zelfs gelachen.

 

Beiden blij op hun eigen plek

Met de opstelling en bijbehorende inzichten in het achterhoofd worden de tijd erna zelfs grappen gemaakt op momenten dat een van hen in het oude patroon dreigt te stappen. Ze kunnen weer door 1 deur, allebei blij op hun eigen plek.