Een ja tegen een ander, is een nee tegen jezelf

Suze zag er vermoeid uit. Ze was dwars-af zoals ze zei. Tijdens ons gesprek vertelde ze dat ze altijd een gevoel van haast had, de hele dag door. Haar hart zat haar in haar keel. Bang dat al haar taken niet af kwamen. Bang dat ze haar gezin te kort zou doen. Haar vrienden. Collega’s. Bang dat ze niet goed genoeg was, niet genoeg deed.

Dientengevolge kwam ze in een patroon terecht waarin ze alleen nog maar dacht aan de volgende klus. Geen aandacht meer had voor waar ze mee bezig was en zette zichzelf op de allerlaatste plaats. s’Avonds was ze blij om in haar bed te kunnen liggen maar lag dan vervolgens de eerste uren van de nacht te piekeren over wat ze de volgende dag allemaal moest doen.

Suze staat hier niet alleen in.
Ik kon me goed voorstellen hoe ze zich voelde. Eerlijk gezegd denk ik dat iedereen zich hier min of meer wel in herkent.

Er is ook zoveel te doen! En allemaal leuk hoor! En nuttig ook. Daar niet van. Zo moeten de kinderen naar school. Op het werk moet van alles af. Het huishouden moet gedaan. Relaties onderhouden worden. Huiswerk nagekeken en overhoord. Social media gecheckt. Er moet gesport worden. Iemand doet een beroep op je en natuurlijk willig je dat verzoek in. En oh ja, eigenlijk moet je ook nog aan je zelf werken- zoals dat tegenwoordig heet.

Wanneer is het genoeg voor jou?
Deze vraag kwam binnen bij Suze. Daar had ze nog niet over nagedacht. Want wanneer is het genoeg. Waar ligt de grens. Wanneer komt het moment dat je jezelf in acht gaat nemen. Voor jezelf gaat zorgen. Suze’s vraag was veelzeggend: ’Kan ik het wel maken om meer aandacht aan mezelf te besteden?’

Kun je het wel maken om jezelf te negeren?
Tegenover jezelf, maar ook tegenover je omgeving. Wat gebeurd er als je ziek wordt? Kribbig bent omdat je te moe bent? Lichamelijke klachten krijgt omdat je lichaam klaagt. Niets meer kunt vinden of bedenken omdat je brein overuren draait? Hartkloppingen hebt omdat je bang bent dat je het niet redt? Wie wint daar wat mee?

Een ja tegen een ander, is een nee tegen jezelf.
Hier zat wat in. Eerst was ze even bang dat ze haar leven moest stil leggen. Ze lacht als ze dit zegt. Eerlijk gezegd vindt ze het dramatisch klinken. Maar ik stel haar gerust. Deze opmerking is heel begrijpelijk als je altijd maar gewend bent om te rennen. Het vooruitzicht om rustiger aan te doen kan beangstigend zijn, want wat betekent dat? Rustiger aan doen?

Een nee tegen een ander, is een ja tegen jezelf.
We besluiten klein te beginnen:

1. Veranderingen: Suze neemt zich voor om elke dag even 5 minuten te nemen om te zien wat ze allemaal doet die dag. Om even na te gaan waar er verandering in aan gebracht kan worden om de dag wat rustiger te laten verlopen. En wat blijkt? Er is altijd wel iets wat niet direct hoeft te gebeuren, waar geen brand in zit, wat een ander prima kan doen of zelfs onnodig is.

2. Vertragen: Tijd wordt altijd onderschat. Afspraken en taken duren altijd langer dan we denken. Suze begon haar tijd ruimer te plannen. Ook de tijd tussen de afspraken werden verlengd.

3. Daarna oefent ze in weigeren van verzoeken: De eerste nee was moeilijk voor haar maar het resultaat verbluffend. Het werd geaccepteerd en dat gaf haar de moed om dit verder uit te bouwen.

4. Een voor een: Taken een voor een afhandelen en daadwerkelijk afmaken gaf rust en ruimte in haar hoofd. Wat af is, daar hoeft niet meer over nagedacht te worden.

Suze’s conclusie
Waar ze bang voor was gebeurde niet. Vertragen, nee zeggen, de taken één voor één afmaken en de dag anders inplannen maakte het niet saai of traag. Ze werd er niet voor bestraft. Haar kinderen en andere dierbaren kwamen niets te kort. Sterker nog, ze kreeg meer voor elkaar. Kon er veel beter voor de ander zijn. Met veel minder moeite en stukken meer plezier.  De hartkloppingen waren weg, ze slaapt weer en voelt zich stukken vrolijker. Ze kan veel meer aan.

Ze beseft: Het is prima om goed voor jezelf te zorgen. Je bent het jezelf verplicht zelfs. Om daarna weer opgeladen weer verder te kunnen maar nu met plezier. En nu met een kloppend hart van blijdschap.

  • Karen van Hout

De Top 5 -Tips van Eline voor leidinggevenden met een ‘wiebelig’ team

‘Ken je het gezegde, ‘zo de wind waait, waait m’n rokje’?’ Eline kijkt me aan en knikt. Ja die kent ze wel. Ze lacht, want ze realiseert zich dat met deze zin haar hele verhaal is samengevat.

Eline is leidinggevende. Maar iedereen in haar team gaat zijn of haar eigen gang, afspraken worden niet of nauwelijks nagekomen en de onderling sfeer kent behoorlijke ups en downs. En daarnaast hebben ze ook op Eline nogal wat op aan te merken. ‘Ze wiebelen,’ zoals Eline het eerder omschreef, en ook: ‘Ik krijg er weinig vat op.’

Naarmate ons gesprek vordert wordt het duidelijk dat Eline zelf niet stevig in haar schoenen staat. Bang als ze is om haar teamleden voor de schenen te schoppen en met als doel om maar vooral de vrede te bewaren, worden gemaakte afspraken continu veranderd. Zo de wind waait…


Als jij wiebelt, wiebelt jouw team met je mee.
Eline vertelt: Beslissingen nemen gaat haar niet zo goed af. ‘Het team’ wil het altijd anders, en Eline vraagt zich altijd af of ze gelijk hebben. Hierop verandert vaak haar strategie. Deadlines worden regelmatig, en om het minste geringste, opgerekt. Afspraken verzet, gewijzigd of niet nagekomen. Aanspreken op gedrag maakt geen indruk meer, want iedereen weet: vandaag is het zo, maar morgen is het anders. En anders overmorgen wel.

Naarmate ons gesprek vordert wordt het Eline pijnlijk duidelijk. Wie weet het nog? Niet gek dat het team zich gedraagt zoals het doet.


Als je team ‘wiebelt’ is het tijd voor actie!
Het ergste wat je kunt doen is uitstellen dit recht te trekken. Uitstel betekent namelijk dat je genoegen neemt met de huidige situatie. Jouw geloofwaardigheid wordt aangetast. De kracht van het (team)systeem zal zijn werk doen en uiteindelijk ‘wiebelt’ iedereen mee. De (lees: jouw) problemen worden er niet kleiner op. Hoog tijd voor actie dus. En wel nu!


Zorg dat je zelf stevig staat.
Ja, het neemt misschien wat tijd maar het is zeker mogelijk om dit tij te keren. En dat begint bij jezelf. In plaats van eerst naar het team te kijken, is het beter om eerst jezelf en je eigen manier van leiding geven onder de loep te nemen.

Naast mijn tips beschreven in het blog ‘Vinden ze me dan nog wel aardig’ heeft Eline een top 5 gemaakt van de tips die voor haar gewerkt hebben. Ik geef ze graag door. Daarbij alvast één extra tip: Eline heeft een schrift waarin ze alles opgeschreven heeft, zodat ze alles na kan lezen en inspiratie opdoen als het even tegenzit.


De Top 5- Tips van Eline:

1. Weet wie je bent, wat je doet en waarom.
Hoe beter je jezelf kent, des te steviger in je schoenen staat. Neem deze kennis als basis voor jouw eigen handelen. Weet dat je je niet anders hoeft voor te doen dan je bent.

2. Neem je plek als (team)leider in.
Neem het voortouw en heb aandacht voor alle teamleden. Met nadruk op ALLE teamleden. Weet wat hen drijft, wat hun bezighoudt. Stimuleer ieder op zijn of haar eigen passende manier om het beste uit zichzelf te halen.

3. Formuleer jullie gezamenlijke bijdrage aan het succes van de hele organisatie
Geef de medewerker houvast. Waar gaan jullie naar toe? Draag dit duidelijk uit en maak je teamleden medeverantwoordelijk voor het succes. Wat Eline daarbij nog zegt, en wat ik volledig ondersteun is: vier de successen die jullie boeken.

4.Wees duidelijk in je communicatie
Hoe verleidelijk het soms ook is om om de hete brij te draaien, wees ook hier betrouwbaar. Zeker als het om een lastige boodschap gaat. Wees recht en duidelijk in je communicatie, maak duidelijke afspraken en kom erop terug. Altijd! Zie je onacceptabel gedrag, reageer direct. Dit doe je in principe één op één. Zie je gewenst gedrag, reageer direct. Geef dan een compliment, zoveel mogelijk en publiek.

5. Walk your talk
Eline zegt het je al in de vierde tip: wees betrouwbaar. Dat wat je zegt klinkt misschien leuk maar dat wat men ziet heeft meer waarde dan welke opmerking van jou dan ook. Jouw woorden hebben pas betekenis als je ze zelf leeft. Dus neem ook hier het voortouw: laat iedereen zien wat jij van een ander verwacht.

Welke tip kun jij hieraan toevoegen?

Work hard, Play hard ( 6 Tips)

Ken je die vriend van mij nog?
Van dat briefje van 50? Hij had zijn grote droom gevolgd: een café op het plein bij hem in de buurt.

Twee jaar later kom ik weer in gesprek met Simon. Zie zijn lege terras. Een enkeling aan de bar. Wat is er gebeurd? Simon weet het niet. Vanaf het moment dat zijn café geopend was heeft hij hard gewerkt om het tot een succes te maken.

Dag en nacht heeft hij gewerkt. De eerste zomer was super! Zijn terras zat altijd vol en men kwam graag bij hem langs om een koffie te drinken, een drankje te doen en een praatje te maken. In de maanden daarna zette zich dat voort. Hij had een omzet waar hij eerder niet eens over durfde te dromen.

Vanaf vorige zomer zakte alles in. Het terras blijft nagenoeg leeg. Zelfs de stamgasten komen nog maar sporadisch. Zijn omzet daalt snel en als het zo doorgaat zal Simon binnenkort genoodzaakt zijn te stoppen. Poef, weg droom!

Simon zucht eens diep als hij me zijn verhaal doet.
Hoe graag ook hij het tij wil keren, het lukt hem niet. Alles heeft hij al geprobeerd. Spaar acties.  Langer open. Korter open. Andere keuken. Andere muziek. Bruiloften en partijen. Zelfs karaoke avonden, iets waar hij helemaal niet van houdt.

Hij geeft aan dat hij wil onderzoeken wat hij kan doen om de situatie te verbeteren.
Hij is bekend met organisatie opstellingen en geeft aan dat hij graag op deze manier te werk zou willen gaan. Dat kan en ik nodig hem uit op de volgende bijeenkomst waarin hij zijn vraag kan onderzoeken.

De avond zelf komen we bijeen met een groep van 10 personen. Uit deze groep kiest Simon als eerste representanten voor zijn bedrijf, de klanten en hem zelf. Deze zet hij een voor een neer in de ruimte waar we zijn. Als alle drie de personen staan komt hij bij mij staan. Zo krijgt Simon de gelegenheid om van op een afstandje naar de situatie te kijken. Ik nodig hem uit om er eens om heen te lopen, om het van verschillende kanten te bekijken. Wat ziet hij?

Wat Simon ziet:
‘De klant’ staat wat vertwijfeld aan de zijlijn en doet een stap achteruit. ‘Hijzelf’ staat er uitgeblust bij en heeft zijn blik strak op het bedrijf gericht. ‘Het bedrijf’ wankelt en voelt zich ongemakkelijk bij het staren van ‘Simon’. ‘De klant’ merkt op dat ze niet goed weet wat ze met ‘Simon’ moet: ‘Vroeger maakte je nog wel een praatje, nu heb je alleen nog maar haast. Je hebt geen oog voor mij. Ik voel me niet gezien. Je hebt geen tijd meer voor mij’ vervolgt ze.

Om dit zo te zien en te horen is een hard gelag voor hem maar hij erkent dat dit de situatie is. Sinds hij de deuren geopend heeft, heeft hij geploeterd. Hij erkent dat hij steeds vermoeider werd. Uit angst dat het succes hem zou ontglippen  ging hij nog harder werken om het succes voort te laten bestaan. Dat dit het tegendeel bewerkstelligd heeft hoef je Simon niet te vertellen.

Simon beseft dat hij zijn klant hierdoor letterlijk de rug heeft toegekeerd. De cijfers beheersten zijn gedachten.

De sleutel tot succes:
Als we verder gaan en een representant voor ‘de sleutel tot succes’ inbrengen blijkt dat vrije tijd te zijn. Echte vrije tijd. Om te slapen. Te lummelen. ‘Te spelen’ zoals de desbetreffende representant zei. Goed voor zichzelf te zorgen. Zodat Simon weer ontspant.  Zodat zijn plezier en creativiteit, de gezelligheid weer de kans hebben om terug te keren.

Het inbrengen van ‘vrije tijd’ maakt dat ‘Simon’ in staat is zich om te draaien en weer aandacht te hebben voor zijn klanten. Aandacht voor dat deel wat hij het leukste vind en zo goed in is. De representant voor ‘het bedrijf’ bloeit op, blij dat hij weer wat lucht krijgt. De klanten doen een stap naar voren, blij dat Simon er weer is.

Als Simon dit ziet staan de tranen hem in de ogen. Hij beseft dat hard werken leuk is, maar dat er ook ontspanning tegenover moet staan. Dat er balans moet zijn tussen  inspanning en ontspanning. Hoe harder hij werkt, des te harder hij zal mogen ontspannen.

En dat mogen, zichzelf toestaan om ook eens vrije tijd te hebben. Zijn aandacht los te hebben van zijn zaak, was hij even vergeten.

Aan het einde van de opstelling neemt Simon zelf de plaats in van ‘zijn’ representant en ervaart wat dat inzicht met hem zal doen. Hij merkt ook dat ook hij een enorme boost hiervan krijgt. Blij kijkt hij rond enter plekke neemt hij voor om zich toe te staan om te ontspannen. Om dit echt te kunnen bewerkstelligen blijkt dat hij er goed aan doet om het cijfergedeelte meer uit te besteden.

Daarnaast heeft hij voor zichzelf een aantal voornemens opgesteld om zijn hoofd fris, zijn lijf gezond en energie op peil te houden:

  • Goed en gezond eten.
  • Blijf bewegen, ga sporten.
  • Rommel af en toe gewoon wat aan.
  • Blijf sociaal.
  • Geniet van de kleine dingen.
  • Doe iets wat je echt heel leuk vindt.

 Welke tip heb jij nog voor hem?

De blije leidinggevende ( tips om te delegeren)

Ken je Susan nog? De hoofdpersoon van de vorige blog?
Ze was te druk. Zo niet overbelast. Maar nadat ze leerde de taken van haar team aan het team over te laten kreeg ze meer ruimte en tijd voor haar eigenlijke functie. Als leidinggevende voelde ze zich steeds beter op haar plek en haar relatie met haar team verbeterde met de dag. Haar afdeling floreerde. Susan was blij maar toch was altijd weer die tijd. Waar altijd wel een tekort aan was.


Redenen om niet te delegeren

Tot nu stond het woord ‘delegeren’ niet in haar woordenboek. Haar overtuiging was dat ze het haar teamleden niet aan kon doen om een paar van haar taken ‘op hun bord te schuiven’. Ze hadden het immers al druk genoeg, weet je nog? Ze dacht tevens dat het haar te veel tijd zou kosten om telkens uit te leggen wat de bedoeling is. Dat het sneller gaat als ze ‘het’ zelf wel even doet. En daarbij, wat als de gedelegeerde taak niet naar haar maatstaven uitgevoerd wordt?

 

Redenen op wel te delegeren
Het vooruitzicht om meer tijd te hebben gaf uiteindelijk de doorslag. Ze wist welke kwaliteiten in haar team aanwezig was en wilde hier meer gebruik van maken. Een bijkomend voordeel zag ze in de mogelijkheid om tegelijkertijd haar medewerkers te stimuleren en te motiveren om te groeien. Als individu maar ook als team in zijn geheel.

 

Bepaal WAT je delegeert:
Als eerste maakte ze een lijst van haar taken waaruit de eerste selectie gemaakt werd:
– Welke taken moet ik echt zelf uitvoeren?
– Welke taken zijn geschikt om te delegeren, en tegen welk risico?
> Welke taken kan een ander beter dan ik?
>Welke taken kan een ander net zo goed als ik?
> Welke taken kan een ander leren?
– Welke taken leveren de meeste tijd op?

Deze antwoorden zette ze om in een matrix.
De groene vlakken bevatten taken die ze met een gerust hart uit zou kunnen besteden.

Bepaal  aan WIE  je delegeert:
Met behulp van de volgende  vragen ging ze deze overgebleven lijst af:
– Wie zou welke taak leuk vinden?
– Wie heeft er nog ruimte in zijn takenpakket of bij wie is er ruimte te creëren?
– Wie zou het meest geschikt zijn voor deze taak?
– Waarin zou die ene medewerker zich in moeten of willen ontwikkelen?
– Hoe zou ik daarin kunnen begeleiden?

 

Instructie en begeleiding
Omdat het voor Susan spannend was begon ze eerst de kleinste taken te delegeren. Hierdoor kon ze oefenen met het bespreken van de te delegeren taak. We bespraken hoe zij de betreffende taak het beste kon instrueren. Hoe ze haar verwachtingen kon uiten wat betreft resultaat, het waarom, hoe met wie en wanneer. Ze oefende zich in het loslaten van taken, de bijbehorende verantwoordelijkheden én bevoegdheden. Ze leerde om soepel op te volgen en bij te sturen indien dat nodig was.

Gaandeweg merkte ze dat er enthousiast gereageerd werd en de resultaten goed. Hierdoor kreeg ze het vertrouwen om steeds wat grotere taken uit handen te geven.

 

Resultaat
Van haar eerdere bezwaren is niet veel meer over. Ja natuurlijk kan het soms beter maar ze weet ook dat ‘goed’ goed genoeg is. Dat ze resultaten mag verwachten en geen perfectie. En ja natuurlijk kost het tijd, zeker als een taak gedelegeerd wordt aan een (nog) niet- bekwame medewerker. Dat vergt zeker in het begin wat meer sturing en coaching.

En misschien vind jij delegeren hierdoor helemaal niets voor jou. Dat is prima.

Maar Susan zweert er nu bij. Voor de medewerkers en haar is het een win-win situatie. Het kostte wat voorbereiding maar de medewerkers vinden het leuk om zich te ontwikkelen. De samenwerking verloopt als een geoliede machine. Het wederzijdse vertrouwen groeit met de dag en Susan heeft nu meer tijd. En daar was het om te doen.

  • Karen van Hout