Ken je Susan nog? De hoofdpersoon van de vorige blog?
Ze was te druk. Zo niet overbelast. Maar nadat ze leerde de taken van haar team aan het team over te laten kreeg ze meer ruimte en tijd voor haar eigenlijke functie. Als leidinggevende voelde ze zich steeds beter op haar plek en haar relatie met haar team verbeterde met de dag. Haar afdeling floreerde. Susan was blij maar toch was altijd weer die tijd. Waar altijd wel een tekort aan was.
Redenen om niet te delegeren
Tot nu stond het woord ‘delegeren’ niet in haar woordenboek. Haar overtuiging was dat ze het haar teamleden niet aan kon doen om een paar van haar taken ‘op hun bord te schuiven’. Ze hadden het immers al druk genoeg, weet je nog? Ze dacht tevens dat het haar te veel tijd zou kosten om telkens uit te leggen wat de bedoeling is. Dat het sneller gaat als ze ‘het’ zelf wel even doet. En daarbij, wat als de gedelegeerde taak niet naar haar maatstaven uitgevoerd wordt?
Redenen op wel te delegeren
Het vooruitzicht om meer tijd te hebben gaf uiteindelijk de doorslag. Ze wist welke kwaliteiten in haar team aanwezig was en wilde hier meer gebruik van maken. Een bijkomend voordeel zag ze in de mogelijkheid om tegelijkertijd haar medewerkers te stimuleren en te motiveren om te groeien. Als individu maar ook als team in zijn geheel.
Bepaal WAT je delegeert:
Als eerste maakte ze een lijst van haar taken waaruit de eerste selectie gemaakt werd:
– Welke taken moet ik echt zelf uitvoeren?
– Welke taken zijn geschikt om te delegeren, en tegen welk risico?
> Welke taken kan een ander beter dan ik?
>Welke taken kan een ander net zo goed als ik?
> Welke taken kan een ander leren?
– Welke taken leveren de meeste tijd op?
Deze antwoorden zette ze om in een matrix.
De groene vlakken bevatten taken die ze met een gerust hart uit zou kunnen besteden.
Bepaal aan WIE je delegeert:
Met behulp van de volgende vragen ging ze deze overgebleven lijst af:
– Wie zou welke taak leuk vinden?
– Wie heeft er nog ruimte in zijn takenpakket of bij wie is er ruimte te creëren?
– Wie zou het meest geschikt zijn voor deze taak?
– Waarin zou die ene medewerker zich in moeten of willen ontwikkelen?
– Hoe zou ik daarin kunnen begeleiden?
Instructie en begeleiding
Omdat het voor Susan spannend was begon ze eerst de kleinste taken te delegeren. Hierdoor kon ze oefenen met het bespreken van de te delegeren taak. We bespraken hoe zij de betreffende taak het beste kon instrueren. Hoe ze haar verwachtingen kon uiten wat betreft resultaat, het waarom, hoe met wie en wanneer. Ze oefende zich in het loslaten van taken, de bijbehorende verantwoordelijkheden én bevoegdheden. Ze leerde om soepel op te volgen en bij te sturen indien dat nodig was.
Gaandeweg merkte ze dat er enthousiast gereageerd werd en de resultaten goed. Hierdoor kreeg ze het vertrouwen om steeds wat grotere taken uit handen te geven.
Resultaat
Van haar eerdere bezwaren is niet veel meer over. Ja natuurlijk kan het soms beter maar ze weet ook dat ‘goed’ goed genoeg is. Dat ze resultaten mag verwachten en geen perfectie. En ja natuurlijk kost het tijd, zeker als een taak gedelegeerd wordt aan een (nog) niet- bekwame medewerker. Dat vergt zeker in het begin wat meer sturing en coaching.
En misschien vind jij delegeren hierdoor helemaal niets voor jou. Dat is prima.
Maar Susan zweert er nu bij. Voor de medewerkers en haar is het een win-win situatie. Het kostte wat voorbereiding maar de medewerkers vinden het leuk om zich te ontwikkelen. De samenwerking verloopt als een geoliede machine. Het wederzijdse vertrouwen groeit met de dag en Susan heeft nu meer tijd. En daar was het om te doen.
- Karen van Hout
Comments are closed.